Od prototypu do produkcji seryjnej — jak wygląda nasz proces?
Większość problemów w produkcji odzieży wynika z jednego: braku jasnego procesu. Oto jak wygląda współpraca z BalticThread — krok po kroku, ze wszystkimi etapami i realnym harmonogramem.
Zespół BalticThread·17 marca 2026·8 min czytania
Pracujemy z klientami od ponad dwudziestu lat i wiemy jedno: projekty, które idą gładko, mają jedno wspólne — dobrze zaplanowany proces. Projekty, które się przedłużają, urywają komunikację lub kończą się reklamacją, zazwyczaj mają inne wspólne mianowniki — brak briefa, zmienione założenia w trakcie i pominięte etapy kontroli. Ten artykuł opisuje każdy etap naszego procesu produkcji odzieży od pierwszego maila do dostawy gotowego towaru. Możesz go traktować jako mapę drogową Twojego projektu.
Krok 1: Brief i konsultacja wstępna
Wszystko zaczyna się od briefa. Brief to dokument — niekoniecznie formalny — który opisuje, czego potrzebujesz. Im kompletniejszy, tym szybciej możemy wystawić wycenę i przejść do działania. Oto co powinien zawierać:
Szkice, zdjęcia referencyjne lub tech pack — nie muszą być profesjonalne. Zdjęcie czegoś podobnego z rynku, odręczny szkic, zrzut ekranu z inspiracją — wszystko się sprawdza. Tech pack oczywiście przyspiesza sprawę.
Rozmiarówka — jakie rozmiary, ile sztuk w każdym rozmiarze. Podaj tabelę size run lub opisz rozmiarówkę słownie (np. XS–3XL, równe ilości).
Ilości — minimalna seria, której potrzebujesz, plus ewentualnie widełki wzrostu (np. docelowo 500 szt. na kolejny sezon).
Termin dostawy — kiedy towar musi być u Ciebie. Pracujemy wstecz od tej daty.
Znakowanie — logo, numery, sublimacja full-print, haft, DTF? Każda technika ma inny czas realizacji i minima ilościowe.
Model rozliczenia — CMT (dostarczasz materiały) czy Full Package (my kompletujemy wszystko)?
Nie musisz mieć wszystkiego od razu — możemy zacząć od rozmowy. Po otrzymaniu briefa lub wstępnych informacji odpowiadamy w ciągu 24 godzin — albo z pytaniami precyzującymi, albo od razu z wyceną wstępną. Nie zostawiamy maili bez odpowiedzi.
Wskazówka
Dobry brief = krótszy czas realizacji. Im więcej szczegółów dostarczysz na starcie, tym mniej iteracji będzie potrzebnych — i tym szybciej Twój produkt trafi na halę produkcyjną.
Krok 2: Dobór materiałów
Materiał to fundament każdego projektu odzieżowego. Decyduje o wyglądzie, trwałości, komforcie użytkowania i — co ważne dla marek sportowych — o funkcjonalności technicznej. Na tym etapie drogi klientów się rozchodzą w zależności od wybranego modelu współpracy.
CMT — klient dostarcza materiał
W modelu CMT (Cut, Make, Trim) odpowiedzialność za materiał leży po stronie klienta. Przysyłasz tkaninę, podszewkę, nici, zamki i wszelkie dodatki — my krojemy i szyjemy. Ważne: materiał powinien dotrzeć do nas z pewnym zapasem (zwykle +10–15% ponad obliczoną ilość) na wypadek błędów krojenia i braków. Jeśli masz wątpliwości co do ilości, chętnie pomożemy to wyliczyć.
Full Package — my kompletujemy wszystko
W modelu Full Package dobieramy materiały ze sprawdzonych dostawców, z którymi współpracujemy od lat. Pokazujemy Ci próbki tkanin do akceptacji — możesz je dotknąć, ocenić gramaturę, gramaturę, elastyczność i wykończenie zanim zapadnie decyzja. Dla klientów zdalnych wysyłamy próbnicki pocztą.
Szczególną uwagę poświęcamy kolorom. Różnica między „czerwonym" na monitorze a czerwonym na gotowej koszulce może być znacząca. Dlatego kolor dopasowujemy do standardu Pantone lub do fizycznego wzorca, który dostarczasz. Jeśli masz konkretny produkt z pożądanym kolorem — po prostu wyślij go nam, pobierzemy kolor laboratoryjnie.
CMT czy Full Package — co wybrać?
Porównaj oba modele i sprawdź, który pasuje do Twojego projektu.
Prototyp to pierwsza fizyczna realizacja projektu. To etap, który często bywa pomijany lub przyspieszany — i który jest źródłem większości problemów w produkcji seryjnej. My go nie pomijamy.
Czas wykonania prototypu to zazwyczaj 7–14 dni roboczych od momentu zatwierdzenia briefa i materiałów. Prototyp może być wykonany w bawełnie technicznej (jeśli chodzi nam głównie o krój i wymiary) lub w docelowej tkaninie (jeśli ważne jest zachowanie materiału, drapowania i funkcjonalności). Polecamy wariant z docelową tkaniną — daje pełniejszy obraz produktu końcowego.
Koszt prototypu wynosi od 150 do 400 zł (~35–95 EUR) w zależności od złożoności projektu (liczba elementów, zastosowane techniki znakowania, rodzaj konstrukcji). Koszt prototypu zaliczamy na poczet produkcji seryjnej przy zamówieniu powyżej 50 sztuk.
Po wykonaniu prototypu masz dwie opcje: wysyłamy Ci go kurierem do oceny, albo czekamy na Twoją wizytę w zakładzie w Łodzi — co zawsze rekomendujemy przy bardziej złożonych projektach, bo rozmowa na miejscu skraca czas decyzji.
Krok 4: Fit session i poprawki
Fit session to przymierzanie i ocena prototypu. Sprawdzamy razem z Tobą kilka kluczowych obszarów:
Krój i sylwetka — czy produkt siada tak, jak zakładałeś? Czy wymiary zgadzają się z Twoją tabelą rozmiarową?
Długości i proporcje — rękawów, torsu, nogawek; stosunek długości do szerokości bioder.
Umiejscowienie szwów — czy szwy nie uciskają w trakcie ruchu? To szczególnie ważne w odzieży sportowej i rashguardach.
Znakowanie — czy logo jest we właściwym miejscu, we właściwej wielkości? Czy numery i nazwiska są czytelne z odległości?
Wykończenia — ściągacze, zamki, kieszenie, napy — czy działają i wyglądają tak, jak powinny?
Wyniki fit session lądują na liście poprawek, którą wspólnie zatwierdzamy. Następnie wykonujemy kolejną próbkę uwzględniającą zmiany. Zazwyczaj wystarczają 1–2 rundy poprawek, żeby dojść do zatwierdzenia. Przy prostych projektach czasem wystarczy jedna. Przy bardziej złożonych — czasem trzy, ale to rzadkość, jeśli brief był dobrze przygotowany.
Gdy próbka jest zatwierdzona, podpisujesz dokument akceptacji wzorca. Ten wzorzec jest naszym standardem — każda sztuka w serii produkcyjnej musi do niego pasować.
Krok 5: Zlecenie produkcyjne
Po zatwierdzeniu próbki przechodzimy do formalności. Podpisujemy zlecenie produkcyjne, które zawiera:
Specyfikację produktu (model, rozmiary, ilości, kolory)
Opis znakowania (technika, pozycja, rozmiar, plik do druku/haftu)
Sposób pakowania (luzem, na wieszakach, indywidualne torebki foliowe, kartonowanie)
Etykietowanie (metka główna, metka skład/pielęgnacja, ewentualnie metka cenowa lub promocyjna)
Termin dostawy
Warunki płatności
Po podpisaniu zlecenia klient wpłaca zaliczkę w wysokości 50% wartości zamówienia. Reszta płatna jest przed wysyłką lub przy odbiorze — ustalamy to indywidualnie. Zaliczka uruchamia zakup materiałów i rezerwację mocy produkcyjnych na hali.
Informacja
Dokumentujemy każdy etap produkcji. Możesz w każdej chwili zapytać o status swojego zamówienia — odpowiadamy tego samego dnia roboczego z aktualnym stanem realizacji.
Krok 6: Produkcja i kontrola jakości
Hala produkcyjna pracuje pięć dni w tygodniu, osiem godzin dziennie. Zatrudniamy wykwalifikowane krawcowe z wieloletnim doświadczeniem — większość z nich pracuje z nami od ponad dekady. Znają nasze standardy i wiedzą, czego szukać.
Etapy kontroli jakości (QC)
Kontrola jakości to nie jednorazowe sprawdzenie gotowego towaru przed wysyłką. Odbywa się na czterech etapach:
Kontrola tkaniny wejściowej — przed krojeniem sprawdzamy każdą rolkę materiału pod kątem wad tkackich, niejednolitości koloru i niezgodności z zamówieniem. Odrzucamy każdy materiał poniżej standardu.
Kontrola krojenia — po wykrojeniu elementów sprawdzamy wymiary kluczowych detali. Błąd krojenia powielony na całą serię to kosztowna katastrofa — wyłapujemy go tutaj, nie na końcu.
Kontrola szycia (wyrywkowa) — co 10–20 sztuk losujemy jedną do pełnego pomiaru. Sprawdzamy szwy, naciąg nici, wykończenia.
Kontrola wyrobu gotowego (100%) — każda sztuka przed spakowaniem przechodzi przez ręce kontrolera jakości. Sprawdzamy wymiary, znakowanie, wykończenie i kompletność. Każdy produkt, który nie spełnia standardu, jest naprawiany lub wymieniany — nie trafia do kartonu.
W przypadku wykrycia błędu systemowego (powtarzającego się w więcej niż 3% sztuk) zatrzymujemy linię produkcyjną, diagnozujemy przyczynę i wznowiamy produkcję dopiero po korekcie. Taka procedura wydłuża czas realizacji, ale zapobiega dostarczeniu partii towaru z ukrytą wadą.
Krok 7: Dostawa
Gdy produkcja i kontrola jakości są zakończone, a płatność końcowa zaksięgowana, uruchamiamy wysyłkę. Pracujemy z kurierami DPD i DHL — możesz wybrać preferowanego przewoźnika lub zostawić to nam. Oczywiście możliwy jest też odbiór własny z zakładu w Łodzi przy ul. Złotno 111.
Do każdej przesyłki dołączamy:
Dokument WZ z pełnym zestawieniem: numery sztuk per model, per rozmiar, per kolor
Dokumentację zdjęciową — robimy zdjęcia reprezentatywnych sztuk z każdego modelu przed spakowaniem. To Twoje potwierdzenie stanu towaru w momencie wysyłki i ochrona w ewentualnych sporach z przewoźnikiem.
Kopię zlecenia produkcyjnego jako dokumentacja
Po dostarczeniu przesyłki prosimy o kontakt, jeśli cokolwiek budzi wątpliwości — reklamacje rozpatrujemy w ciągu 5 dni roboczych. Naszym celem jest nie tyle rozpatrzenie reklamacji, co sprawienie, żeby nigdy nie było powodu jej składać.
Gotowy, żeby zacząć?
Wyślij nam brief lub napisz kilka zdań o projekcie — odpiszemy w ciągu 24 godzin.
We have been working with clients for over twenty years and one thing is clear: projects that run smoothly share a single trait — a well-planned process. Projects that drag on, lose communication or end in a complaint typically share a different set of traits: no brief, shifting requirements mid-project and skipped QC stages. This article walks through every step of our garment production process, from the first email to final delivery. Think of it as the roadmap for your project.
Step 1: Brief & initial consultation
Everything starts with a brief. A brief is a document — it doesn't need to be formal — that describes what you need. The more complete it is, the faster we can quote and move forward. Here is what it should include:
Sketches, reference photos or a tech pack — they don't need to be professional. A photo of something similar from the market, a hand-drawn sketch, a screenshot of an inspiration — all of it works. A tech pack naturally speeds things up.
Size run — which sizes and how many units per size. Share a size run table or describe it in words (e.g. XS–3XL, even quantities).
Quantities — the minimum run you need, plus projected growth if applicable (e.g. targeting 500 pcs next season).
Delivery deadline — when the goods need to be with you. We work backwards from that date.
Marking — logo, numbers, full-print sublimation, embroidery, DTF? Each technique has its own lead time and minimum quantities.
Production model — CMT (you supply the materials) or Full Package (we source everything)?
You don't need everything from the start — we can begin with a conversation. After receiving a brief or initial information, we respond within 24 hours — either with clarifying questions or a preliminary quote. We don't leave emails unanswered.
Tip
A good brief means a shorter lead time. The more detail you provide upfront, the fewer iterations are needed — and the faster your product reaches the production floor.
Step 2: Material selection
The fabric is the foundation of every garment project. It determines the look, durability, comfort — and for sportswear brands, technical performance. At this stage, clients diverge based on their chosen production model.
CMT — client supplies the material
In the CMT (Cut, Make, Trim) model, responsibility for the material sits with the client. You ship the fabric, lining, threads, zippers and all trims — we cut and sew. Important: material should arrive with a buffer (typically +10–15% above the calculated quantity) to account for cutting waste and shortfalls. If you're unsure about quantities, we're happy to help calculate them.
Full Package — we source everything
In the Full Package model, we source materials from tried-and-tested suppliers we have worked with for years. We present fabric swatches for your approval — you can feel the weight, assess the stretch and evaluate the finish before any decision is made. For remote clients, we send swatch books by post.
We pay particular attention to colour. The difference between "red" on a monitor and red on a finished garment can be significant. That is why we match colours to the Pantone standard or to a physical reference you provide. If you have a specific product with the colour you want — just send it to us and we will measure the colour in the lab.
CMT or Full Package — which to choose?
Compare both models and see which fits your project.
The prototype is the first physical realisation of the project. It is the stage that is most often skipped or rushed — and the source of most problems in bulk production. We never skip it.
Prototype lead time is typically 7–14 working days from the moment the brief and materials are approved. The prototype can be made in technical cotton (when the focus is on the pattern and measurements) or in the target fabric (when material behaviour, drape and functionality matter). We recommend the target-fabric option — it gives a much more accurate picture of the final product.
Prototype cost ranges from 150 to 400 PLN (~35–95 EUR) depending on project complexity (number of components, marking techniques, construction type). The prototype cost is credited against the bulk order on orders of 50 units or more.
Once the prototype is ready, you have two options: we ship it to you by courier for review, or you visit our facility in Łódź — which we always recommend for more complex projects, because an on-site conversation shortens decision time significantly.
Step 4: Fit session & revisions
A fit session is the try-on and assessment of the prototype. Together we review several key areas:
Cut & silhouette — does the garment fit the way you intended? Do the measurements match your size chart?
Lengths & proportions — sleeves, torso, legs; the ratio of length to hip width.
Seam placement — do any seams cause pressure during movement? This is especially important in sportswear and rashguards.
Marking — is the logo in the right position, at the right size? Are numbers and names readable from a distance?
Finishing details — cuffs, zippers, pockets, snaps — do they function and look as they should?
The fit session results go onto a revision list that we sign off together. We then produce a revised sample incorporating the changes. Typically 1–2 rounds of revisions are enough to reach approval. For simple projects one round sometimes suffices. For more complex ones it can be three — but that is rare when the brief has been well prepared.
When the sample is approved, you sign a pattern acceptance document. That approved sample is our production standard — every unit in the bulk run must match it.
Step 5: Production order
After sample approval we move to the formal stage. We sign a production order that covers:
Packaging method (loose, on hangers, individual poly bags, carton boxing)
Labelling (main label, care/composition label, price tag or promotional label if applicable)
Delivery deadline
Payment terms
On signing the order, the client pays a 50% deposit. The balance is due before shipment or on collection — we agree this individually. The deposit triggers material procurement and secures production capacity on the floor.
Note
We document every stage of production. You can ask about the status of your order at any point — we respond the same business day with an up-to-date progress report.
Step 6: Production & quality control
Our production floor operates five days a week, eight hours a day. We employ skilled seamstresses with years of experience — most have been with us for over a decade. They know our standards and know what to look for.
QC checkpoints
Quality control is not a single check of finished goods before shipment. It takes place at four stages:
Incoming fabric inspection — before cutting, every roll of material is checked for weaving defects, colour inconsistency and deviations from the order. Any material below standard is rejected.
Cutting inspection — after the panels are cut, we measure key details. A cutting error replicated across an entire run is a costly disaster — we catch it here, not at the end.
In-line sewing inspection (sampling) — every 10–20 units we pull one for a full measurement check: seams, thread tension, finishing.
Finished goods inspection (100%) — every unit passes through the hands of a QC inspector before packing. We check measurements, marking, finishing and completeness. Any unit that does not meet the standard is repaired or replaced — it does not go into the carton.
If a systemic defect is detected (occurring in more than 3% of units), we stop the production line, diagnose the cause and resume only after correction. This procedure extends the lead time, but prevents a batch with a hidden defect from being delivered.
Step 7: Delivery
When production and QC are complete and the final payment has cleared, we dispatch. We work with DPD and DHL — you can choose your preferred carrier or leave it to us. Collection in person from our facility in Łódź at Złotno 111 is also available.
Every shipment includes:
Dispatch note (WZ) with a full breakdown: unit counts per style, per size, per colour
Photo documentation — we photograph representative units from each style before packing. This is your confirmation of the goods' condition at the time of shipment and protects you in any dispute with the carrier.
A copy of the production order as documentation
After delivery, please reach out if anything raises a question — we handle claims within 5 working days. Our goal is not so much to resolve complaints as to ensure there is never a reason to make one.
Ready to get started?
Send us a brief or write a few lines about your project — we'll reply within 24 hours.
